7 huomioitavaa asiaa ohjelmistorobotiikkaa (RPA) hankittaessa

Oikean ohjelmistorobotiikkakumppanin valinta on ensiarvoisen tärkeää. Se ei ainoastaan vaikuta siihen miten projektit tulevat onnistumaan, vaan auttaa myös käyttämään tehdyt alkuinvestoinnit parhaalla mahdollisella tavalla. Jos robotti on hankittu itselle (on-premise), se kannattaa pitää kiireisenä.

Yksi prosessi ei työllistä väsymätöntä puurtajaa, joka paiskii töitä 24/7. Hyvä kumppani analysoi jatkuvasti uusia kohteita kanssasi ja varmistaa näin osaltaan sijoitetun pääoman tuoton.

Tärkeä kriteeri potentiaalista kumppania valittaessa on se, kuinka hyvin tämä ymmärtää yrityksesi liiketoimintaa ja yrityksesi prosesseja: mitä syvempi ymmärrys, sitä helpompaa ja nopeampaa on analysoida uusia automaatiomahdollisuuksia ja myös toteuttaa niitä. Ennen valintaa asiantuntemus kannattaa varmistaa; pyydä potentiaaliselta kumppaniltasi referenssejä, jotka voivat todentaa palvelun laadun.

Automaatiokumppanisi tulee työskentelemään yhdessä yrityksesi työntekijöiden kanssa, kun automaatiota suunnitellaan, ja ainakin alkuun myös toteutusvaiheessa. Kumppanisi tulee olemaan aika ajoin kuin osa sisäistä tiimiänne. Tämä on hyvä syy suosia kumppania, jolla on myös hyvät viestintä- ja konsultaatiotaidot ohjelmistorobotiikan ja it-taitojen lisäksi.

Ohjelmistorobotiikka on nuori ala, eikä kymmenien vuosien kokemusta löydy keltään. Kokeneimmat toimijat ovat olleet mukana yli 5 vuoden ajan ja myös alan sertifioinnit antavat selkänojaa kumppanin valintaan.

Mahdollisen RPA-palveluntarjoajan on myös tarjottava asianmukaiset ohjelmistotuotteet. Tuleva RPA-alusta on sovitettava yhteen organisaatiosi nykyisen arkkitehtuurin ja järjestelmien kanssa.

Parhaiten toimii alusta, joka mahdollistaa integroinnin käytössä oleviin sovelluksiin ja niiden käyttämiin tekniikoihin. Norian tarjoaa ratkaisuksi markkinajohtaja UiPathia. Esimerkkejä mahdollisista integraatioista ovat Google/Microsoft/ABBYY OCR tai CyberArk/Microsoft/ServiceNow. Ja toki RPA hoitaa myös perinteiset liittymät eri sovellusten välillä tarvittaessa.

Markkinoilla olevilla palveluntarjoajilla on useita ratkaisuvaihtoehtoja. Jos olet valitsemassa RPA-palveluntarjoajaa, joka tarjoaa vain asiakkaalle toimitettavan on-premise ratkaisun, mieti vielä kerran. Jos yrityksesi päättääkin tulevaisuudessa, että haluatte hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa palveluna, prosessiautomaation jatkokehitys voi hidastua merkittävästi.

Etsi mieluummin palveluntarjoaja, joka tarjoaa laajimmin erilaisia vaihtoehtoja: on-premise, pilvipalvelu (AaaS) sekä näiden yhdistelmä Hybrid. Varmista myös, että ratkaisu soveltuu useimpiin käyttöliittymiin sekä mahdollisimman moniin sovelluksiin ja järjestelmiin.

Haluat tietenkin varmistua, että yrityksesi noudattaa lakeja ja asetuksia sekä sen, että tuleva RPA -ympäristösi on suojattu myös uhilta. Valitse siis RPA-palveluntarjoaja, joka auttaa sinua noudattamaan asiaankuuluvia säännöksiä ja jolla on kokemusta niistä.

Ohjelmistorobotiikan on oltava turvattu esimerkiksi niin, että automaattisten työnkulkujen tiedot tallennetaan toimintalokiin ja niitä käytetään osana sisäistä ja/tai ulkoista tarkastusta tai auditointia.
Valitse RPA-alusta, jonka on todistettu tukevan nykysäännösten mukaista tietoturvaa ja tietojen hallintaa kaikilla tasoilla, kuten ISO-sertifiointeja, monivaiheisia todennuksia ja yksityiskohtaista käyttöoikeuden hallintaa.

RPA-palveluntarjoajan tulisi auttaa sinua saavuttamaan automaatiotavoitteesi. Tulevan kumppanin käyttämän RPA-alustan tulisi integroitua saumattomasti järjestelmiisi nopeasti ja helposti, jotta vältytään tuotannossa olevien prosessien häiriöiltä.

Toimittaja, jolla on joustava ja skaalautuva RPA-alusta, voi olla menestyksen avain, koska se pystyy vastaamaan kaikkiin tarpeisiisi pilotoinnista kymmeniin tai satoihin prosesseihin.

RPA -strategian toteutus edellyttää yhteistyötä kumppanin kanssa. Pilvipalvelussa tukea ja yhteistyötä tarvitaan vähemmän, on-premisessä todennäköisesti enemmän. Kaikkea osaamista ei aina ole järkevää hankkia omaan organisaatioon, vaan neuvoa ja tukea on saatava myös kumppanilta.

Oman kumppanisi pitäisi pystyä tukemaan monenlaisia ratkaisuja avaimet käteen -ratkaisuista eri tiimien kanssa yhdessä työskentelyyn. Kumppanin olisi syytä pystyä myös tukemaan uusien RPA-prosessien tunnistamista ja arviointia.

Jos robotti pysähtyy kesken prosessin, tilanne on sama kuin kokoonpanolinjan pysähtyminen. Tuottavuus laskee välittömästi ja estää automaation toteutumisen. Tämä on hyvä ohjenuora SLA-tarpeen tunnistamiseen. Esimerkiksi: jos robotti tarkastaa ja laskee palkat, niiden on oltava tiettynä aikana maksussa. Prosessi on huomattavasti kriittisempi kuin esimerkiksi prosessi, jossa taloushallinnon tapahtumat arkistoidaan. Jos olet valitsemassa kumppania automaatioiden ylläpitoon, vertaa heidän tarjontaansa ja osaamista tarpeisiisi.

Oikea RPA-kumppani auttaa yritystäsi tekemään prosesseistasi kevyempiä ja tehokkaampia. Samalla tärkein pääomasi – yrityksesi työntekijät – pääsee keskittymään tärkeimpiin tehtäviinsä