Norsk Gjenvinning: taloushallinnon laatu parani kun palvelut siirrettiin Norianille

— Norsk Gjenvinning on Norianin kumppanina onnistunut kehittämään sekä raportoinnin laatua että taloushallinnon tehokkuutta. Tähän on päästy yritykselle uuden teknologian ja asiantuntijuuden avulla, sanoo talousjohtaja Paal Skoe.

Norsk Gjenvinning on konserni, joka tarjoaa kierrätys- ja ympäristöpalveluja useiden pohjoismaisten yritysten kautta. Liiketoiminnan kasvaessa se on ottanut käyttöön useita eri taloushallinnon alustoja. Lopulta asiantuntijuuden ylläpitäminen SAPissa, Xledgerissa, Vismassa ja monessa muussa pienemmässä järjestelmässä samanaikaiseksi osoittautui hankalaksi.

— Taloushallinnon tehtävät hoidettiin aiemmin sisäisesti. Oma taloushallintomme hoiti suurimman osan tehtävistä. Haasteena oli sekä kapasiteetti että osaamisen kehittäminen. Meillä oli tarve harmonisoida tekemistämme, mutta yrityksellemme oli lopulta tärkeämpää olla hyvä kierrätys- ja ympäristöpalveuiden tarjoaja kuin taloushallinnon erityisosaaja. Tästä syystä päätimme hankkia palvelut yritykseltä, joka on erikoistunut taloushallintopalvelujen tuottamiseen, Skoe selittää päätöksenteon taustoja.

Lataa maksuton opas: Mitä yrityksesi tulee huomioida, kun ulkoistat taloushallinnon palveluita?

Prosessi alkoi vuoden 2018 lopussa ja tavoitteena oli löytää toimittaja, joka voisi toimia Pohjoismaissa.

— Haimme maakohtaisten säädösten osaamista, asiantuntija-apua taloushallinnon toimintojen kehittämiseksi sekä toimintatapojen harmonisointia, Norsk Gjenvinningin talousjohtaja Skoe toteaa.

Matkan varrella arvioitiin kolmea eri toimittajaa.

— Etsimme sopivan kokoista kumppania, joka pystyisi vastaamaan haasteisiimme, sanoo Skoe.

Tärkeimmät kriteerit olivat

• Asiantuntemus ja osaaminen eri talouden järjestelmistä
• Taloushallinnon substanssiosaaminen
• Palkanlaskentaosaaminen
• Maakohtaisiin säädöksiin liittyvä osaaminen Pohjoismaissa
• Järjestelmällinen ja asiantunteva pitkän tähtäimen kumppani

Norian valikoitui palveluiden toimittajaksi vakuuttamalla Norsk Gjenvinningin laadun kehittämiseksi vaadittavan kokonaiskuvan ymmärryksestä.

—Hinta oli luonnollisesti yksi tekijä ja Norian oli kilpailukykyinen senkin puolesta, mutta laatu ja osaaminen olivat tärkeimmät syyt. sanoo Skoe.

Norsk Gjenvinning halusi ulkoistaa kerralla ison määrän tehtäviä:

• Myynti- ja ostoreskontra
• Myyntisaamisten käsittely
• Palkanlaskenta
• Masterdatan ylläpito
• Pääkirjanpito ja kuukausittainen täsmäytys
• TIlinpäätös ja viranomaisraportointi

Tehtävät siirrettiin suunnitellusti yhtiö kerrallaan. Koska muutos koskee monia yhtiöitä ja useita prosesseja, se on vielä osittain kesken.

— Tämä on täysin luonnollista, koska kyse on laajamittaisesta muutoksesta, sanoo Skoe.

Norsk Gjenvinning oli erityisen riippuvainen siitä, että toimittaja pystyy hoitamaan palkanlaskennan.

— Palkanlaskentamme on monimutkaista, sillä meillä on 1600 työntekijää ja useita palkkamalleja, hän kuvailee.

Taloushallinnon kokonaisulkoistus on prosessi, joka vaatii paljon molemmilta osapuolilta.

— Norian nimesi projektipäällikön tehtävien siirtoon ja meidän tuli tehdä samoin. Projektipäälliköt ottivat yhdessä johdon ja laativat suunnitelman, Paal kommentoi.

Suunnitelman kannalta keskeistä on ollut, että siirtoa on toteutettu sitä mukaa kun Norian on tutustunut tehtäviin ja järjestelmiin. Paal on yllättynyt tahdista.

— Kaikki on sujunut rivakasti, mikä kertoo osaamisen korkeasta tasosta sekä työntekijöiden itsenäisestä otteesta, hän sanoo.

Hieman yli vuoden jälkeen palveluiden käynnistyksestä, talousjohtaja toteaa, että Norian on täyttänyt odotukset.

— Palveluiden siirryttyä olen itse ollut enää hyvin vähän mukana. Kaikki sujuu itsestään, heidän asiantuntijoidensa ja meidän avainhenkilöiden yhteistyössä. Norian on ollut luova prosessien kehittämisessä alusta alkaen. Me esitämme toiveita ja heillä on vastaavasti omia ehdotuksiaan. Meillä on jatkuva vuoropuhelu toimintatavoista ja prosessien virtaviivaistamisesta. Sen vuoksi olemme voineet siirtää lisää tehtäviä palveluntarjoajalle, kuten esimerkiksi kuukausiraportoinnin ja ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen prosesseissa, sanoo Skoe.

Ohjelmistorobotiikka eli RPA (Robotic Process Automation) tarkoittaa rutiinitehtävien automatisointia ja hoitamista ohjelmistorobottien toimesta. Norian on erikoistunut RPA:iin ja hyödyntää sitä parantaakseen laatua ja nopeuttaakseen prosesseja,

— Tämä kehitystyö on meille vaivatonta sillä Norian tunnistaa sisäisiä kehityskohteita LEAN-metodologiaa hyödyntäen. Kehityskohteista keskustellaan yhteisissä workshopeissa ja tavoitteena on saada aikaan uusia laatua parantavia sekä kustannuksia pienentäviä menetelmiä, sanoo talousjohtaja.

Taloushallintopalveluiden laadullisilla parannuksilla on ollut merkittävä vaikutus myös Norsk Gjenvinningin myyntisaamisiin. Iso osa saatavista oli rahoitettuja, mutta saatavien seuranta ei ollut kunnossa. Mitkä maksut oli tosiasiassa vastaanotettu? Tilintarkastajat eivät myöskään olleet tyytyväisiä siihen, miten saatavien seuranta oli hoidettu taseessa. Ensimmäisen Norian-vuoden jälkeen oli toinen ääni kellossa: tase oli siivottu ja selkeät rutiinit saavutettu. Tilinpäätöksen yhteydessä tilintarkastajat totesivat, että tilanne oli parantunut merkittävästi.

—Tilintarkastaja kiitteli kovasti Noriania parantuneesta kirjanpidon laadusta, Skoe sanoo.

On väistämätöntä, että taloushallinnon laajalla ulkoistamisella on vaikutuksensa yrityksen työntekijöihin.

—Prosessin lopputuloksena sisäinen taloushallinnon yksikkö suljettiin, mikä tarkoitti, että viideltätoista henkilöltä loppuivat työt. Otimme prosessin vakavasti ja pyrimme antamaan työntekijöille mahdollisimman hyvät välineet uusien töiden löytämiseksi, sanoo Skoe.

Muutokseen liittyvä henkilöstöprosessi on edennyt sitä mukaa, kun Norian on vastaanottanut tehtäviä. Käytännössä luovumme työntekijän työvelvoitteesta ennen irtisanomisajan loppua, heti kun henkilön tehtävät on siirretty Norianille. Talousjohtajan mukaan iso osa henkilöstöstä on löytänyt nopeasti uusia töitä.

Myös henkilöstöprosessissa Norianilla on ollut tärkeä rooli.

— He ovat antaneet itsestään ammattimaisen kuvan. Me otimme vastataksemme henkilöstövähennyksistä, mutta Norian on työskennellyt tiiviissä yhteistyössä lopettavien työntekijöiden kanssa. Tässä kohtaa uusi kumppani on varmistanut, että palveluiden siirto on sujunut hyvin, hän jatkaa.

Puolitoista vuotta kestäneen suunnittelun, palveluiden siirron ja tuotannon jälkeen NORIAN vastaa suurimmasta osasta Norsk Gjenvinningin talouden toimintoja. Talousjohtaja Paal Skoe vetää yhteen:

— Pidän Noriania enemmän kumppanina kuin pelkkänä ulkoistuspalvelun tarjoajana.