Ostoreskontran automaatio säästää aikaa ja euroja

Nopeammin, laadukkaammin ja kustannustehokkaammin kuvaavat ostoreskontrapalvelua, jonka Norian on toimittanut asuntosijoitusyhtiö Satolle.

Saton ja Norianin yhteistyö juontaa juurensa vuoteen 2013, jolloin Sato päätti hankkia Norianilta (silloin Opus Capita) ostolaskujen vastaanoton ja käsittelypalvelun. Palvelun taustalla sykkii Norianin kumppanin toimittama ostoreskontrajärjestelmä.

Kun Saton talouspalveluista vastaava johtaja Henri Berg tuli vuonna 2017 taloon, Satossa oli hiljattain aloitettu laaja ostolaskuprosessin automaatioprojekti. Hankkeen ydinvaihe kesti kevääseen 2019. Sen jälkeen automaatiota on kehitetty jatkuvilla pienemmillä parannuksilla.

Vuonna 2017 Sato asetti tavoitteeksi automaation lisäämisen ostolaskujen käsittelyssä. Automaation tiedettiin lyhentävän laskujen läpimenoaikaa, parantavan käsittelyprosessin laatua ja lisäävän laskunkäsittelyn kustannustehokkuutta pitkällä tähtäimellä.

Satolle kertyy vuodessa noin 170 000 ostolaskua. Osa niistä liittyy ostotilauksiin, jolloin ne täsmäytetään tilaukseen. Osa laskuista liittyy asunto-osakeyhtiöiden juoksevaan toimintaan.

Automatisointihanke aloitettiin yksinkertaisista säännöistä. Satolla on paljon toistuvia kustannuksia kuten kiinteistöjen sähkö, lämpö, vesi, jäte, sekä kiinteistöjen ja piha—alueiden huolto. Niiden laskut ovat määrämuotoisia ja ne toistuvat kuukaudesta toiseen samanlaisina. Siksi ne ovat olleet oiva lähtökohta automaatiosäännöille.

Norianin asiantuntijoiden syvällinen perehtyminen Saton liiketoimintaan ja sen laskujen perinpohjainen analysointi sekä tiivis yhteistyö satolaisten kanssa ovat johtaneet siihen, että ostolaskuista onnistuttiin kahdessa vuodessa automatisoimaan noin 60 prosenttia. Automaatio tason ollessa nykyisellään jo 65 prosentin tasolla.

Ostotilauksellisista laskuista täsmäytetään automaattisesti yli 60 prosenttia niin, että laskun tiliöinti on täysin automatisoitu. Laskuista, joihin ei liity ostotilausta tai jotka ovat asunto-osakeyhtiöön liittyviä, noin 60 prosenttia tiliöidään ja jopa kierrätetään automaattisesti, jolloin laskujen käsittely ei käytännössä edellytä ollenkaan manuaalisia työvaiheita..

Ennen automaatiota laskujen vastaanotossa ja muun muassa tiliöinnissä syntyi virheitä, joiden selvittäminen vaati aikaa ja resursseja sekä Satolta että Norianilta.

Ostolaskuautomaation kehitystyö saatiin Bergin mukaan vuosina 2017–2019 hyvälle mallille ja tulokset ovat tyydyttäneet häntä. Hyppy vielä korkeampaan automaatioasteeseen ei ole enää välttämättä tarpeellista, sillä se vaatisi melkoisia kertaponnistuksia sekä raskaampaa ylläpitohallintoa.

On siis aika arvioida saavutettuja tuloksia.

”Automaatio on tuottanut meille ajankäytöllistä ja rahallista säästöä. Ensinnäkin automaatio vähentää laskujen hallinnolliseen käsittelyyn uhrattua aikaa ja antaa näin enemmän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen. Toiseksi Norianin laskujen käsittelyyn käyttämä aika on vähentynyt ja Norianin lasku meille on pienempi, jolloin me saamme säästöjä”, Berg sanoo.

Norianin asiantuntijoiden kyky analysoida tarkasti Saton prosesseja sekä tiivis yhteistyö Saton ja Norianin välillä ovat olleet onnistuneen hankkeen kulmakivet.

Norianilla on ostolaskujen käsittelyyn kaksi tiimiä, joista toinen keskittyy päivittäiseen työskentelyyn laskujen parissa sekä ongelmatilanteiden ratkomiseen. Kehitystiimin ostoreskontra-analyytikot puolestaan analysoivat Saton liiketoimintaa, saapuvia laskuja ja tunnistavat analyysin pohjalta, miten automaatioastetta voidaan nostaa kehittämällä uusia sääntöjä. Asiantuntijatiimin jäsenillä on syvällinen järjestelmä- ja prosessiosaaminen sekä halu ja kyky paneutua Saton liiketoiminnan syövereihin.

Syvästä yhteistyöstä kertoo se, miten Sato seisoo pulmatilanteissa Norianin rinnalla. Tällainen tilanne on syntynyt esimerkiksi silloin, kun palvelu- tai tavaratoimittajan laskussa on puutteita. Kun Norian on nostanut ongelman esille, Sato on kannustanut laskuttajaa muuttamaan käytäntöjään. Sato on esimerkiksi ottanut yhteyttä toimittajaan, jos sopimusnumero on ollut väärässä kentässä.

Saton sitoutuminen automaatioprosessiin koko kehityshankkeen ajan on ollut tärkeä automaatiohankkeen mahdollistaja. Satolle automaatio ja sen tuottamat hyödyt liiketoimiminnalle ovat olleet selkeä tavoite, johon pitkä yhteistyö Norianin kanssa on kannustanut.

Saton tapauksessa hyvälaatuisten verkkolaskujen suuri osuus edesauttaa automaation kehittämistä. Automaatiota on edesauttanut esimerkiksi se, että verkkolaskujen tulevat otsikkotason tiedot ovat olleet kunnossa. Järjestelmä lukee tiedot määritellyistä kentistä, jolloin laskun käsittely voidaan automatisoida. Ongelmia aiheutuu tilanteissa, joissa laskun toimittaja tekee omaan järjestelmäänsä muutoksia ja tietty automaatioon tarvittava tieto tuleekin eri kentästä.

Joustava toiminta, avoin kommunikaatio ja yhteinen asioiden edistäminen Norianin kanssa on ollut Bergille mieleen.

”Norian on hyvin ketterä, mikä on yritykselle selkeä etu. Toiminta räätälöidään joustavasti asiakkaan tarpeisiin. Erityisesti mieleen on jäänyt Norianin Puolan yksikön osaaminen ja kyky viedä hankettamme eteenpäin sekä Jyväskylän yksikön korkea palvelualttius.”

Automaation lisääminen tulee sitä haastavammaksi, mitä korkeammalla automaatiotasolla jo ollaan. Kehitys on hidastunut selvästi siitä, kun automaatio aloitettiin, koska sääntöjen luonti jäljellä oleviin laskuihin on koko ajan suhteellisesti työläämpi tehtävä pienempien toistuvaisuusvolyymien johdosta. Toisaalta koko ajan kehittyvä oppiva tekoäly mahdollistaa jatkossa automaatioasteen korottamisen ilman manuaalista ylläpitoa.

Useimmat Saton laskut ovat toistuvia ja vakiomuotoisia. Niiden käsittelylle on ollut helppoa luoda automaatiosäännöt. Toisaalta on laskuja, jotka ovat vaatineet syvää analysointia, ennen kuin niiden käsittely on voitu automatisoida. Ostolaskuja tulee myös hyvin erikokoisilta yrityksiltä ja monilta eri toimialoilta. Norian on onnistunut pitkässä yhteistyössä, koska se tuntee Saton liiketoiminnan, sen prosessit sekä hyvin moninaiset laskut ja laskuttajat.

Neljä vuotta yhteistyötä Norianin kanssa on vakuuttanut Bergin.

”Yhteistyö on ollut hyvää, jopa erittäin hyvää. Norianin asiantuntijat ovat avuliaita ja lupaukset pidetään. Automaatio on ollut kiitettävää. Sen kouluarvosanaksi voisin antaa 9. Myös kommunikaatio, prosessien kehittäminen ja automaation toteutus ovat kiitettävällä tasolla. Olemme saavuttaneet tavoitteemme erittäin hyvin”, Berg summaa.