Puutteellinen dokumentaatio ei ole este taloushallintopalvelujen ulkoistamiselle

Oletko kiinnostunut ulkoistamaan palveluita, mutta työohjeiden dokumentaatio on vanhentunut tai puutteellista. Ei hätää – ulkoistuksen voi aloittaa tästä huolimatta.

Moni yritys pitää puutteellista dokumentaatiota esteenä ulkoistuksen aloittamiselle. Heillä on huoli, että heidän työtapansa ja ratkaisunsa ovat niin poikkeuksellisia ja ainutlaatuisia, ettei kolmas osapuoli pysty ottamaan tehtäviä haltuun ennen kuin toimintatavat on saatu dokumentoitua ja virtaviivaistettua.

”Emme ole prosessien ja dokumentaation kanssa vielä siinä vaiheessa, että voisimme aloittaa palvelujen ulkoistamisen..” on tyypillinen lausahdus kun kysyn, mikä yritystä estää ulkoistamasta taloushallintoaan.

Puutteelliset ohjeet eivät ole kuitenkaan este ulkoistusprosessin aloittamiselle.
Itse asiassa suurella osalla yrityksistä työohjeet eivät ole ajan tasalla. Tämä sivuutetaan sillä, että ulkoistusprojekti toteutetaan kokonaisvaltaisempana: nykyisten menetelmien ja niissä tunnistettujen kehityskohteiden kokonaisvaltaista arviointia tehdään jo siirtoprojektin aikana.

Lataa maksuton opas: Mitä yrityksesi tulee huomioida, kun ulkoistat taloushallinnon palveluita?

Me NORIANilla aloitamme yhteistyön uuden asiakkaan kanssa käymällä läpi olemassa olevat työohjeet ja kuvaukset. Saamme näin paremman käsityksen asiakkaan nykyisistä työtavoista. Jos asiakkaan dokumentaatio on puutteellinen, se ei tarkoita palveluiden siirtoon liittyviä ongelmia, vaan ainoastaan sitä, että projektiin tulee varata enemmän aikaa.

Työohjeita ja kuvauksia läpikäytäessä tunnistamme myös painopisteitä, jotka kaipaavat erityistä huomiota projektin käynnistysvaiheen aikana. Projektin käynnistysvaiheessa ohjeet päivitetään yhdessä asiakkaan kanssa ja tällä tavalla varmistutaan, että kaikki oleellinen tieto saadaan dokumentoitua ennen tehtävien siirtoa. Tehtävien yksityiskohtainen läpikäynti tarjoaa samalla mahdollisuuden prosessien yksinkertaistamiseen ja uudelleenmäärittelyyn.

Jotkut ohjeet ovat palveluiden siirron kannalta keskeisimpiä kuin toiset. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaan ja palveluntarjoajan välisten vastuiden määrittäminen, euromääräisiin rajauksiin perustuvat määrittelyt sekä raportointiaikataulut. Myös poikkeusten käsittely on kohta, johon on hyvä kiinnittää erityistä huomiota työohjeita laadittaessa. On varsin yleistä, että poikkeamien käsittelyyn ei ole otettu ohjeissa juurikaan kantaa. Palveluntarjoajan tehtävä on esittää oikeat kysymykset niin, että myös poikkeamat dokumentoidaan riittävän täsmällisesti.

Ohjeiden puute ei ole este ulkoistamiselle, vaan se on pikemminkin mahdollisuus. Ulkoistuskumppanin tehtävänä on varmistaa riittävän dokumentaation olemassaolo ennen tehtävien siirtoa. Kun ulkoistuskumppani osallistutetaan työohjeiden kirjoittamiseen, prosessin mahdolliset pullonkaulat ja aikasyöpöt tehtävät paljastuvat jo huomattavasti aiemmin. Miksi et siis säästäisi omaa aikaasi ja antaisi ulkoistuskumppanin hyödyntää osaamistaan ja parhaita käytäntöjään prosessien virtaviivaistamiseksi?