Vältyt näiltä ongelmilta ulkoistamalla taloushallintopalvelut

Robotiikka, automaatio, tehokkaammat työtavat ja parempi organisointi. Näetkö mahdollisuuksia kehittää talouden toimintoja, mutta koet vaikeaksi päästä eteenpäin? Et ole yksin pelätessäsi, että prosessien kehittäminen maksaa enemmän kuin mitä antaa. Ulkoistaminen voi ratkaista monta ongelmaa.

Ulkoistamalla talouden toiminnot voit vähentää liiketoiminnan kustannuksia ja saavuttaa huomattavasti nykyistä tehokkaammat prosessit. Tarkastelen tässä artikkelissa muutamia tyypillisiä kustannusajureita, joista on usein mahdollista saada kustannussäästöjä palvelut ulkoistamalla.

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen eli BPO (Business Process Outsourcing) tarkoittaa tilannetta, jossa ulkoinen kumppani ottaa haltuunsa yhden tai useamman liiketoimintaprosessin tai siihen liittyvän tehtävän. Tämä on hyvin tyypillistä taloushallinnossa ja palkanlaskennassa eli aloilla, joilla ulkoinen toimija voi saavuttaa mittakaavaetuja ja omaa paremmat edellytykset investoida automaatioon ja älykkäisiin menetelmiin.

Ulkoistettava prosessi voi olla::

• laskutus
• ostolaskujen käsittely
• palkanlaskenta
• kululaskut
• kirjanpito
• raportointi
• tai koko taloushallinto

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen voi olla ratkaisu muun muassa seuraaviin haasteisiin.

Jos taloushallinto ei ole tehokas ja jäsentynyt ja hyvät menetelmät ovat hakusessa, ei se johda lisääntyneisiin kustannuksiin ainoastaan kyseenomaisella osastolla. Sillä on lisäksi vaikutuksensa yrityksesi ydinliiketoimintaan. Sama pätee tilanteessa, jossa yritykseltä puuttuu osaamista automatisoida tehtäviä.

Jos tunnistat yrityksesi tästä, liiketoimintaprosessien ulkoistus voi olla ratkaisu. Ulkoisella kumppanilla on osaamista ja teknologia, joka omasta yrityksestäsi puuttuu.

Riittämätön tai vanhentunut teknologia voi vaikuttaa merkittävästi tehottomien työtapojen syntymiseen. Tarvittavien päivitysten tekeminen voi olla sekä resurssi- että kustannuskysymys.

Asiaa kannattaa pohtia myös sisäisen seurannan ja siihen liittyvän raportoinnin näkökulmasta.

Hyvä ulkoistuskumppani varmistaa, että teknologia ja siihen liittyvä osaaminen on ajan tasalla. Tämä hyödyttää myös oman yrityksesi liiketoimintaa pitäen sekä sinut, että muut yrityksesi avainhenkilöt teknologisen kehityksen kyydissä.

Lataa maksuton opas: Mitä yrityksesi tulee huomioida, kun ulkoistat taloushallinnon palveluita?

Liiketoiminnassa on tyypillistä, että työtavat jäävät eri osastoilla työskentelevien ihmisten hiljaiseksi tiedoksi ja kirjallinen ohjeistus puuttuu. Kun hiljainen tieto syystä tai toisesta katoaa, on seurauksena usein tarpeettoman suuri työ tiedon uudelleen löytämiseksi.

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen tuo mukanaan standardoidut ja hyvin dokumentoidut työtavat. Tämä vähentää upotettuja ja lisäkustannuksia, mutta samalla se vaatii yritykseltä sisäisiä käytäntöjä ja niiden noudattamista.

On tavallista kamppailla työkapasiteetin vaihtelun kanssa. Haluat varmistaa, että sinulla on riittävä määrä henkilöstöä ruuhkahuippuina, mikä luonnollisesti vaikuttaa myös jatkuviin kustannuksiin. Vaihtoehtoisesti tilanteessa, jossa talousosaston henkilöstömäärä yritetään pitää minimissä, lisää se huomattavasti haavoittuvuutta niin sairastumisiin, lomiin kuin mahdollisiin irtisanoutumisiin liittyvissä tilanteissa.

Taloushallintoa ulkoistettaessa tällaisia ongelmia on huomattavasti vähemmän. Aikasyöpöt tehtävät häviävät ja henkilöstökustannukset pienevät tai poistuvat kokonaan. Sama koskee resursseja, joita olet käyttänyt henkilöstön työvälineisiin liittyvään hankintaan sekä ylläpitoon – ulkoinen kumppani vastaa sekä tarvittavasta henkilöstöstä että ajan tasalla olevista työvälineistä.

Lue myös: Kuka on paras taloushallintopalvelujen tarjoaja?

Yhteenvetona, liiketoimintaprosessien ulkoistaminen voi ratkaista seuraaviin osa-alueisiin liittyviä ongelmia:

• jäsentymättömät työtavat
• puutteellinen dokumentaatio
• vanhentunut teknologia
• sisäinen seuranta
• osaaminen
• kapasiteetti

Kaikki ei tapahdu kuitenkaan yhdessä yössä, vaan edellyttää hyviä prosesseja ja tiivistä kumppanin kanssa tehtävää yhteistyötä.