Yleisimmät virheet taloushallintopalveluja ulkoistettaessa

Pienemmät kustannukset, lisääntynyt automaatio, paremmat järjestelmät ja älykkäämmät menetelmät. Taloushallintopalvelujen ulkoistamiselle on useita syitä. Talousjohtajan kannattaa kuitenkin olla varovainen, ettei tavoittele liian paljon liian nopeasti. Tässä tekstissä käsitellään yleisimpiä virheitä ulkoistusprosessissa.

Riippumatta siitä, millaista kehitystä taloushallinnon ulkoistamisella pyritään saavuttamaan, iso osa työstä liittyy niin sanottuihin ”oikeisiin” päätöksiin. Ulkoistuskumppanin valinta on listan kärkipäässä, mutta sitä ennen sitä täytyy valmistautua kunnolla.

Ensimmäinen askel on yrityksesi tarpeiden analysointi sekä lyhyen että pitkän tähtäimen näkökulmasta. Auttaako taloushallinnon ulkoistus saavuttamaan nämä tarpeet vai luoko se lisää haasteita? Tarjoaako ulkoistuskumppani yrityksen tavoitteiden ja tulevaisuuden odotusten kanssa linjassa olevia palveluita?

Jos erot tarpeissa ja kumppanin tarjoamissa palveluissa tulevat esille vasta, kun ulkoistusprosessi on jo käynnissä, niistä voi seurata käytännön ongelmia, sisäistä vastustusta ja viiveitä. Ja nämä tuovat nopeasti mukanaan ylimääräisiä kustannuksia.

Oma kokemukseni on, että yrityksillä, jotka panostavat suunnitteluun, on selvästi paremmat mahdollisuudet menestyä palveluiden ulkoistuksessa.

Lataa maksuton opas: Mitä yrityksesi tulee huomioida, kun ulkoistat taloushallinnon palveluita?

Kun tarvemäärittely on saatu tehdyksi, vieläkin pitää varoa painamasta liikaa kaasua. Esimerkiksi houkutusta vaihtaa talouden järjetelmiä palveluiden siirron yhteydessä kannattaa arvioida huolella.

On helppo toivoa voivansa muuttaa monta asiaa kerralla, mutta kun yrityksen merkittävään rakenteelliseen muutokseen lisätään uudet järjestelmät, myös riskit kasvavat. Näemme usein, että on kannattavampaa hidastaa tahtia ja tehdä tarvittavat teknologiset parannukset eri vaiheissa.

Tästä huolimatta on tärkeää, että IT sitoutetaan mukaan palveluiden siirtoon liittyvään projektiin heti alusta alkaen. IT-johtajat ovat kiinnostuneita arvioimaan, että palveluntarjoajalla on tarjota tulevaisuuden teknologioita. Käytännön tasolla IT:n tehtävänä on myös varmistaa, että kumppanillasi on tarvittava pääsy talouden järjestelmiin heti kun tehtävien siirto alkaa.

Yleinen virhe on tiputtaa pallo ja siirtää koko projekti ulkoistuskumppanin vastuulle heti sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Todellisuudessa molempien osapuolten tulee kuitenkin ottaa vastuuta, että projektin tavoitteet voidaan saavuttaa. Tämä on hyvä huomioida muun muassa resurssisuunnittelussa. Projektiin osallistuville avainhenkilöille tulee varata sitä varten riittävästi aikaa. Ajankäytön lisäksi hyvin toteutettu projekti edellyttää aktiivista ja säännöllistä viestintää myös oman organisaatiosi sisällä.

Hyväksi havaittu tapa on projektin avainhenkilöiden nimeäminen. He vastaavat projektin aikaisesta ulkoistuskumppanin kanssa käytävästä vuorovaikutuksesta ja viestinnästä. Tämä on tärkeää, koska puutteet projektin aikaisessa viestinnässä ovat pahimmillaan johtaneet avainhenkilöiden irtisanoutumiseen ja sitä kautta tärkeän tiedon menettämiseen. Kukaan ei varmaan halua turhia laadullisia haasteita tai hankaloittaa yhteistyön alkutaivalta.

Näitkö tämän? Millaiset yrityksen ulkoistavat taloushallintopalveluja?

Organisaatiomuutosten vaikutusta henkilöstöön on helppo aliarvioida. Henkilöstön mukautuvuus on kuitenkin aina haaste muutosprosessissa. Riskinä on, että johto ei saa myytyä ajatusta uusista ulkoistuksen mukanaan tuomista tehtävistä ja vastuista. Tällöin osa työntekijöistä ei halua päästää irti vanhoista tehtävistään ja toimintatavoistaan. Pahimmassa tapauksessa työntekijöiden asenne voi johtaa siihen, ettei johdon ulkoistukselle asettamia tavoitteita saavuteta.

Älä aliarvioi haasteita, joita voit kohdata prosessin aikana. Käytä aikaasi ja osoita, että johto välittää tilanteesta ja antaa työntekijöilleen aikaa mukautua uuteen. Voittajana selviävät yritykset, joilla on sitoutunut ja henkilöstöään muutokseen kannustava johto. Johto, joka saa henkilöstön päästämän irti vanhasta ja tarttumaan uusiin mahdollisuuksiin.

Näetkö ulkoistuksen vain nopeana tapana säästää rahaa? Tällöin riskinä on, että menetät useita muita positiivisia vaikutuksia, joita kumppanuus ja pitkäjänteinen kehitys voi tuoda mukanaan:

1. Älykkäämmät prosessit
2. Automaatio ja robotisaatio
3. Parempi laatu ja riskienhallinta

Lue myös: Mitä kustannussäästöjä voin saavuttaa taloushallintopalvelut ulkoistamalla?

Yrityksen turhan tarkka ohjaus voi vaikeuttaa ulkoistuskumppanin kykyä kehittää ja parantaa prosesseja. Onnistuneen ulkoistamisen kannalta on tärkeää voida luopua vanhoista rooleista ja antaa ulkoistuskumppanille liikkumatilaa käyttää heidän omaa osaamistaan ja ammattitaitoaan.

Ulkoistuksen tavoitteena on usein vähentää kustannuksia, parantaa laatua ja päästä osalliseksi automaatiokehitykseen. Jotta kustannukset pysyvät riittävän matalalla tasolla, useat ulkoistuspalveluntarjoajat tuottavat palvelujaan kotimaan ulkopuolelta. Tämä voi tarkoittaa kulttuurieroja, jotka näyttäytyvät muun muassa:

1. Johtamisrooliin liittyvässä käsityksessä
2. Kunnioituksena perinteisiä organisaatiorakenteita kohtaan
3. Virheiden tekemiseen liittyvänä pelkona
4. Viestinnässä
5. Kulttuurissa

Myös kieli voi tuoda mukanaan omat haasteensa. Intiaan ulkoistettaessa työkielenä on englanti. Pystyykö henkilöstösi kommunikoimaan ulkoistuskumppanin kanssa englanninkielisellä terminologialla? Aikaero tuo myös mukanaan omat haasteensa. Mitä kauempana kotimaasta palveluntarjoaja toimii, sitä suurempi aikaero.

Kulttuurierojen aliarvioiminen voi aiheuttaa henkilöstössäsi ärtymystä ja vaikuttaa negatiivisesti yrityksen ja ulkoistuskumppanin väliseen suhteeseen. Kielitaitoon ja aikaeroon liittyvät haasteet voi eliminoida valitsemalla toimittajan, joka työskentelee lähes samalla aikavyöhykkeellä ja tarjoaa palvelujaan suomeksi sijainnista riippumatta.

Kulttuurierot tiedostamalla ja niitä avoimesti käsittelemällä, yhteistyö palveluntarjoajan kanssa saadaan nopeammin kohdistettua takaisin yhteiseen tavoitteeseen.

Olen tässä nostanut esille joitain haasteita, joita saatat kohdata taloushallinnon ulkoistuksen myötä. Tarkoitus ei ole pelotella, vaan ennen kaikkea korostaa ulkoistusprojektin suunnittelun tarvetta ja lisätä tietoisuutta niistä tekijöistä, joilla voi olla vaikutusta matkallasi kohti onnistunutta ulkoistusta.

Talousjohtajana etsit tapoja vähentää kustannuksia, parantaa laatua ja lisätä tehokkuutta. Oikean ulkoistuskumppanin avulla voit saavuttaa kaikki nämä hyödyt pitämällä mielessä, että se vaatii aikaa ja panostusta.