Tylsä ja pakollinen kirjanpito vai modernin taloushallinnon showroom?

Vuosien saatossa kirjanpidon tehtävät ovat muuttuneet yhä monipuolisemmiksi ja vaativimmiksi. Tänä päivänä kirjanpito on paljon muutakin kuin kuukausittaisen tuloslaskelman ja taseen raportointia. Yritysjohto haluaa nähdä luvut reaaliajassa.

Sen lisäksi kaivataan asiantuntijavinkkejä sekä neuvoja yritykselle tärkeisiin asiakysymyksiin.

Samaan aikaan myös lainsäädännöstä nousee koko aika uusia vaatimuksia, josta esimerkkinä GDPR ja verkkolaskulain uudistus. Uusien vaatimusten myötä onkin hyvä arvioida uudelleen käsitystä perinteisestä kirjanpidosta.

Yrityksen kirjanpito on perinteisesti ollut pakollinen paha – asia, joka täytyy hoitaa, koska viranomaiset niin vaativat. Sen lisäksi yrityksen talouteen liittyviä tehtäviä on pidetty käytännössä katsoen salaisina ja niiden parissa työskenteleviä ihmisiä organisaation vakiokalustuksena. Ja yleisin perustelu tietyllä tapaa toimimiselle on ollut: ”Koska näin on aina tehty.”

Edellinen kuvaus on totta kai stereotyyppinen ja kaukana nykypäivän totuudesta. Pyrinkin tällä kirjoituksella kääntämään huomion talouden kehittämisen tarpeisiin ja ilmiselvään potentiaaliin, jota monissa yrityksissä ei vielä tänä päivänä ole hyödynnetty.

Kirjanpidossa tapahtuneet muutokset näyttäytyvät monella tapaa ja muutosten vaikutukset yltävät sekä sisäiseen tekemiseen että ulkoisiin sidosryhmiin. Yksi ilmiselvä asia on lainsäädännön ja viranomaisten muuttuneet vaatimukset niin dokumentaatioon, digitaaliseen tietosuojaan kuin raportointiin liittyen. Lainsäädännöstä kumpuaa myös vaatimukset verkkolaskujen lähettämiseksi sekä tuloslaskelman toimittamiseksi sähköisiä kanavia pitkin.

Toinen huomionarvoinen ja samalla ajankohtainen asia on koronapandemian mukanaan tuomat haasteet. Kun talouden avainhenkilöt siirtyivät työskentelemään etänä, se nosti esille taloushallinnon manuaaliset prosessit. Yritykset, jotka hyödynsivät sähköisiä järjestelmiä, sähköistä dokumentaatiota ja sähköistä raportointia pääsivät huomattavasti helpommalla verrattuna yrityksiin, joissa laskutus ja maksaminen ovat vielä paperisten dokumenttien ja manuaalisten prosessien varassa. Herää kysymys, miksi kaikki yritykset eivät vielä 2020-luvullakaan suorita talouden tehtäviä sähköisesti – ajasta ja paikasta riippumatta?

On selvää, että sekä lainsäädännön että päivittäiseen tekemiseen liittyvät käytännön tason vaatimukset pakottavat kirjanpidon modernisoimiseen. Sen lisäksi myös yrityksen johto vaatii talouden kehittämistä.

Ulkoisten vaatimusten kuten kustannuspaineiden ja koronapandemian seurausten myötä on vain ajan kysymys ennen kuin johto nostaa agendalleen tehokkaat talouden prosessit.

Mutta mitä hyötyä kirjanpidon ja talouden prosessien kehittämisestä oikein on? Perinteisesti kirjanpidon laatua on ollut tehdä kirjanpito ja reskontrien täsmääminen toisiinsa. Tehokkuudella on puolestaan tarkoitettu kauden valmistumista mahdollisimman nopeasti sen sulkemisen jälkeen. Laatu ja tehokkuus on kuitenkin paljon enemmän: kyse on tehokkaammista työkaluista ja prosesseista, parhaaseen mahdollisimpaan hintaan. Aivan kuten se on yrityksen muissakin tuotannontekijöissä/kilpailukyvyn peruspilareissa.

Tehokkaat prosessit vaativat ennen kaikkea systemaattisen lähestymistavan. Tiedätkö jo:

• yrityksesi yksittäisen prosessin kuten laskutuksen kustannusta?
• paljon vastaavat kustannukset ovat muissa yrityksissä?
• mitä prosessien optimointi ja automaation maksimaalinen hyödyntäminen edellyttää ja kuinka kustannuksia voidaan vähentää kestävästi?

Oikeilla vastauksilla pääset liikkeelle. Ylläoleva laskutukseen liittyvä kysymys voi esimerkiksi paljastaa piilokuluja kuten tarpeetonta ajankäyttöä vaativia työvaiheita. Sillä onko uloslähtevän laskun käsittelyaika kaksi tuntia vai kaksi päivää on selvä merkitys yrityksen kustannustasolle.

Niin kauan kun et ole tietoinen yksittäisten tekijöiden vaikutuksesta yrityksen kokonaiskuvaan, kehityskohteiden tunnistaminen on haasteellista.

Prosessien ja niihin liittyvien kustannusten systemaattisella analysoimisella luot pohjaa kehityskohteiden tunnistamiseksi. Kirjanpidon modernisointi näyttäytyy tehokkaampina talouden järjestelminä, automaatiopotentiaalin hyödyntämisenä sekä suoraviivaisina prosesseina, joita mitataan talouden KPI-mittareilla.

Taloushallinnon tekeminen on mahdollista tuoda hämärästä takahuoneesta kohti modernia showroomia, jota voit esitellä ylpeänä myös muille.

Prosessimuutokset, järjestelmien päivitys ja automaatiomahdollisuuksien hyödyntäminen eivät tapahdu kuitenkaan itsekseen. Toisinaan yrityksellä itsellään saattaa olla sisäisiä resursseja sekä kirjanpidollista ja teknistä osaamista tarvittavien kehitysaskeleiden ottamiseksi. Joskus taas ulkopuolisen kumppanin hyödyntäminen voi tuoda uutta kaivattua näkökulmaa.

Yrityksen johdon näkökulmasta on selvä, että hallinnolliset kustannukset halutaan pitää kurissa. Juuri siitä syystä onkin hyvä pohtia olisiko kirjanpidon ja taloushallinnon järjestelmiin liittyvät investoinnit parempi jättää kumppanin hoidettavaksi? Sama koskee kirjanpito-osaamisen ylläpitoa ja automaatio-osaamisen jatkuvaa kehittämistä. Yhteistyö taloushallintokumppanin kanssa voi tuoda:

• Pienemmät kustannukset
• Läpinäkyvyyttä ja paremman kokonaiskuvan
• Nopeammat läpimenoajat  ja paremman maksuvalmiuden

Kun katsotaan kymmenen vuotta taaksepäin, suurin osa pienistä ja keskisuurista yrityksistä piti kirjanpitoa ja talouden tehtäviä yrityksen ydintoimintoina, jotka haluttiin hoitaa sisäisesti. Suurin pelko oli kontrollin menettäminen kirjanpidon lukuihin. Tänä päivänä tiedämme, että asia on todellisuudessa päinvastoin. Ulkoinen kumppani lisää kirjanpidon lukujen ja prosessien läpinäkyvyyttä. Raportointi on reaaliaikaista ja kaikkien niiden saavutettavissa, jotka lukuja tavalla tai toisella omassa työssään tarvitsevat.

Johdolla ei ole pääsy ainoastaan tuloslaskelmaan ja taseeseen, vaan lisäksi kassavirtaraportteihin ja ennusteisiin. Mikä tärkeintä – kirjanpidosta johdetut luvut tarjoavat yritysjohdolle reaaliaikaista tukea päätöksentekoon.

Tarve kirjanpidon modernisoinnille on ilmeinen. Tärkeää on myös se, että sille on mahdollisuus tässä ja nyt. Koronapandemia ei ole syy viivästyttää aloittamista. Kaikki tarvittavat valmistelut, palveluiden käyttöönotto sekä työntekijöiden kouluttaminen on mahdollista toteuttaa täysin etänä. Tästä meille on karttunut useita hyviä kokemuksia viimeisen vuoden aikana.