Talouden prosessien virtaviivaistaminen

Kaikki taloushallinnon ulkoistamisesta

Ota yhteyttä

Keräämme tälle sivulle tietoa taloushallinnon ja kirjanpidon ulkoistamista harkitseville yrityksille. Löydät täältä tietoa, niin ulkoistuksen arviointiin, valmisteluun kuin käytännön toteuttamiseen liittyen.

Meillä Norianilla toiminnan intohimona on jatkuva kehittyminen. Haluamme kertoa kaikesta oppimastamme ja siitä syystä myös tätä sivua päivitetään jatkuvasti.

Sisältö

  1. Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?
  2. Kuinka suuri osa taloushallinnon toiminnoista voidaan ulkoistaa?
  3. Millaiset yritykset ulkoistavat taloushallintopalveluja?
  4. Älä haukkaa liian suurta palaa kerralla
  5. Ulkoistamisen taloudelliset hyödyt
  6. Kuinka varmistaa onnistunut ulkoistus?
  7. Kuinka päästä alkuun?
  8. Norsk Gjenvinning: —Tärkeää taloushallinnon kumppanin kanssa
  9. Mitkä ovat parhaat ulkoistuskumppanit?

Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?

Mitä taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?

Tehtävien siirtäminen ulkopuoliselle toimijalle tarkoittaa todellisen kumppanuuden luomista. Taloushallinnon tehtävät kuten ostolaskujen tai kululaskujen käsittely tai tilinpäätöksen laatiminen eivät tavallisesti ole yrityksen ydinliiketoimintaa. Oikea kumppani sen sijaan pystyy tarjoamaan taloushallinnon asiantuntemusta, ajan tasalla olevan teknologian sekä järjestelmä- ja automaatio-osaamista, jota yrityksellä itsellään ei ole.

Mikä vielä tärkeämpää, kumppanin on pystyttävä osoittamaan jatkuvaa kehitystä kaikilla osa-alueilla. Tärkeä on löytää kumppani, jonka kanssa yhteinen kehittäminen sujuu mutkattomasti.

Loppukädessä kumppanin tulisi pystyä hoitamaan taloushallinnon tehtävät yritystä itseään tehokkaammin, jolloin ulkoistuksen vaikutukset näkyvät positiivisesti myös tuloksessa.

Kuinka suuri osa taloushallinnon toiminnoista voidaan ulkoistaa?

Periaatteessa mikä tahansa yritys voi ulkoistaa kerralla kaikki taloushallintoon liittyvät tehtävät. Varsinkin suuremmat yritykset päättävät tehdä ulkoistuksen joskus vaiheittain aloittamalla ensin yksinkertaisimmilla, mutta työläillä tehtävillä kuten ostolaskujen käsittely tai palkanlaskenta.

Osa suhtautuu epäilevästi palvelujen ulkoistamiseen kolmannelle osapuolelle. Ulkoistuksen kannalta keskeistä onkin luoda kumppanuus, jossa yhdessä sovitaan käytännöt tehtävien suorittamiseksi. Ajan saatossa yhteistyöstä ja vuorovaikutuksesta tulee aina vaan luonnollisempaa, mikä mahdollistaa yhä suurempien tehtäväkokonaisuuksien ulkoistamisen.

Kun oikea kumppani löytyy, voi yritys huoletta ulkoistaa taloushallintopalveluja yksittäisistä rutiinitehtävistä aina taloushallinnon kokonaisulkoistukseen saakka.

“Kirjanpitomme laatu parani Norianille ulkoistamisen myötä”

 

Paal Skoe, CFO, Norsk Gjenvinning

Vinkkejä

Millaiset yritykset ulkoistavat taloushallintopalveluja?

Saatavien seurannan, ostolaskujen käsittelyn, kirjanpidon, palkanlaskennan tai koko taloushallinnon ulkoistaminen ei riipu liiketoiminnasta tai toimialasta. Kyse on enemmän yrityksen tarpeista ja tilanteesta.

Onko organisaatiosi suuren muutoksen keskellä? Muutostilanteet on hyvä paikka pysähtyä harkitsemaan eri vaihtoehtoja. Ulkoistaminen tuo usein yrityksen kipeästi kaipaamia kustannussäästöjä. Yhtälailla se voi olla vastaus toiminnan kehittämisen haasteisiin.

Uuden teknologian mukanaan tuomat mahdollisuudet saavat monet innostumaan. Mutta löytyykö henkilöstöltäsi myös automaatio-osaamista? Osaamisen ylläpito ja jatkuva kehittäminen vaativat isoja investointeja. Vaihtoehtona on kumppanuus palveluntarjoajan kanssa, joka vastaa siitä, että osaajia riittää ja tietotaito ja järjestelmät ovat aina ajan tasalla.

Lisää inspiraatiota löydät täältä: Millaiset yritykset ulkoistavat taloushallintopalveuja? Millaiset yritykset ulkoistavat taloushallintopalveuja?

Älä haukkaa liian suurta palaa kerralla

Kun näet mitä hyötyjä taloushallinnon ulkoistaminen voi tuottaa, voi olla houkuttelevaa pyrkiä keräämään kerralla mahdollisimman suuret hyödyt. On kuitenkin syytä pysähtyä miettimään, mitkä investoinnit on kriittisiä ja kuinka pitkälle organisaation resurssit riittävät muutoksen hallinnassa. Kun muutokset ja niiden toteutusaikataulu suunnitellaan harkiten ja muutoksia toteutetaan pienemmissä osissa, voidaan myös riskejä hallita tehokkaammin.

Töiden uudelleenorganisoimisella on aina vaikutuksia myös henkilöstöön. On tärkeä, että henkilöstöhallinnon asioihin paneudutaan ja henkilöstöä tuetaan muutoksen keskellä. Muutosjohtajuuden tärkeyttä ei voi korostaa liikaa.

Lue lisää tästä artikkelista: Yleisimmät virheet taloushallintopalveluja ulkoistettaessa

Ulkoistamisen taloudelliset hyödyt

Taloushallinnon ulkoistaminen johtaa tavallisesti 30-50 % kustannussäästöihin. Mittakaavaedut näkyvät työvoimakustannusten lisäksi esimerkiksi talouden järjestelmien ja ohjelmistorobotiikan alennetuissa lisenssikustannuksissa.

Ammattimaisella ulkoistuskumppanilla on myös kyky luoda ja kehittää tehokkaampia taloushallinnon prosesseja. Kun kehitysjonoa saadaan purettua, tarkoittaa se vähemmän ratkaisemattomia asioita. Tällä on iso merkitys lopputuloksen kannalta.

Lue lisää Norianin blogista

Kuinka varmistaa onnistunut ulkoistus?

Mikä on se temppu, jonka avulla löydät oikean kumppanin useiden eri palvelutarjoajien joukosta? Aloita määrittämällä joukko kriteerejä, joita tarvitaan yrityksen tarpeiden täyttämiseksi.

Esimerkkejä tällaisista kriteereistä ovat toimialaosaaminen, järjestelmäosaaminen, kansainvälisyys, palvelun kehitys ja hinta. Tällaisen tarkistuslistan avulla valinta muuttuu järjestelmällisemmäksi ja lisää todennäköisyyttä, että valittu kumppani toimittaa odotetusti.

Lue lisää tästä artikkelista: Kuka on paras taloushallintopalvelujen tarjoaja.

Kuinka varmistaa onnistunut ulkoistus?
Kuinka päästä alkuun?

Kuinka päästä alkuun?

Alkuun pääsemisessä korostuu ennen kaikkea hyvä yhteistyö ja yhteisen ymmärryksen muodostuminen yhdessä toimittajan kanssa.

Molempien osapuolten avainhenkilöt toimivat tiiminä ja suunnittelevat projektia yhdessä. Toimittajalla on paljon asiantuntemusta, johon palvelujaan ulkoistava yritys voi nojata. Toisaalta yrityksen avainhenkilöillä on paljon sellaista tietoa, josta toimittaja on riippuvainen voidakseen tehdä työnsä hyvin.

Tästä Norian-blogin artikkelista löydät käytännön esimerkkejä siitä, kuinka varmistaa ulkoistusprojektin onnistuminen.


Norsk Gjenvinning:
– Tärkeää taloushallinnon kumppanin kanssa

Norsk Gjenvinning on Norjan suurin kierrätys- ja ympäristöpalveluiden tarjoaja, jonka kasvusta suuri osa on tapahtunut yritysostojen kautta. Yksi tämän menetelmän haasteista on, että perit nykyiset IT-alustat. Siksi yrityksen on käsiteltävä useita kirjanpitojärjestelmiä samalla kun pyritään työskentelemään älykkäämmin ja tehokkaammin.

Tätä tavoitetta oli mahdotonta toteuttaa omilla resursseillamme. Siksi Norsk Gjenvinning on siirtänyt suurimman osan taloushallinnostaan ja kirjanpidostaan Norianille.

Tässä joitain kriteerejä, joiden tulee täyttyä:

  • osaaminen ja kokemus työskentelystä eri IT-järjestelmissär
  • asiantuntemus kirjanpidosta A: sta Ö:hön
  • palkanlaskennan osaaminen
  • kirjanpitosäädösten tuntemus Pohjoismaissa

Vuoden toimintavaiheen jälkeen talousjohtaja Paal Skoe toteaa, että Norian on täyttänyt vaatimukset. Tilintarkastajan kommentit kirjanpidon ja raportoinnin laadusta puhuvat puolestaan.

Lue koko tarina Norian-blogista.

Mitkä ovat parhaat ulkoistuskumppanit?

Yrityksellesi parhaiten soveltuvan ulkoistuskumppanin löytäminen voi olla haastavaa. Tässä joitain ominaisuuksia, jotka on hyvä ottaa huomioon eri toimittajia arvioidessa.

Laatu ja osaaminen ovat perusedellytyksiä kaikilla aloilla. Dokumentoinnin on oltava korkeatasoista ja päivitetyn osaamisen tulee näyttäytyä sekä kirjanpidon tehtävissä että IT-alustoilla.

Säännökset ovat vaativia. Lisäksi jos yrityksesi toimii useassa maassa, tulee toimittajan hallita maakohtaiset säädökset. Riskienhallintaan liittyvä kysymys kuuluu, onko toimittajallasi käytössä sisäistä laadunhallintajärjestelmää, joka on mitattavissa.

Teknologinen osaaminen ei ole pelkästään sitä, että hallitsee kirjanpitojärjestelmät. Innovatiivisella lähestymistavalla automaatioon ja ohjelmistorobotiikkaan on vaikutusta liiketoimintaasi niiden vähentäessä manuaalisten tehtävien määrää sekä niihin kuluvaa aikaa ja henkilöstötarvetta.

Työvoimakustannukset ovat myös yksi kokonaiskustannukseen vaikuttava tekijä. Palvelutuotannon yhteistyö Euroopan maissa, jossa on matalampi kustannustaso johtaa automaattisesti matalampaan käyttökustannukseen. Norian on valinnut perustaa palvelutuotannon keskuksen Puolan Torunin yliopistokaupunkiin, jossa saatavilla on korkeakoulutettua työvoimaa ja josta palvelu voidaan tarjota suomenkielellä.

Paras ulkoistuskumppani toimii aidossa kumppanuussuhteessa kanssasi. Kumppanin tulee voida tarjota tarvittavaa asiantuntemusta, kehittää yrityksesi talouden osaamista ja auttaa alentamaan kustannuksiasi.

Lue myös: Kuka on paras taloushallintopalvelujen tarjoaja?

Ota yhteyttä taloushallinnon tai kirjanpidon ulkoistamiseksi